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Un software completo per l'archiviazione e gestione dei contenuti aziendali e per la conservazione digitale a norma

Archiviazione documentale 2017-05-16T16:50:19+00:00

Una soluzione software completa per una gestione ”smart” dei contenuti aziendali.

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Area applicativa

Il modulo documentale è stato pensato e realizzato tenendo conto che, all’interno delle aziende, la proliferazione dei documenti e la relativa necessità di catalogazione, classificazione ed utilizzo, stanno crescendo in modo esponenziale: ogni giorno si creano documenti il cui valore è rappresentato dalla qualità e dalla tipologia di informazioni in loro contenuti.

Il modulo consente di archiviare in formato digitale i documenti emessi e ricevuti dall’azienda, fornendo una soluzione atta a garantire la completa gestione delle diverse tipologie di documenti e informazioni, prodotti da gruppi di lavoro differenti e distribuiti all’interno delle varie realtà aziendali.

Tutti i documenti caricati verranno classificati tramite delle classi documentali, create tramite insiemi di attributi specifici, al fine di rendere più facile ed efficiente la ricerca all’interno del modulo. Con il sistema di ricerca “spotlight” è possibile reperire i documenti anche tramite gli attributi del contenuto, le classifiche, le date di validità e le date scadenza attribuite agli stessi.

Questo modulo, attraverso la piattaforma web-mobile, permette di Spessa Cappuccio Slim Giacca Inverno Pelliccia Donna Caldo Faux 2018 Giubbotti Jacket A Morwind Black Gilet Cappotto Vento Elegante consultare e condividere informazioni in azienda e dall’azienda verso l’esterno, garantendo sempre l’univocità e la correttezza dei contenuti tramite una accurata gestione degli accessi e dei permessi sui contenuti.

Tutti i contenuti possono essere sottoposti a dei cicli approvativi e a delle liste di distribuzione, questo per regolamentare e tracciare la divulgazione degli stessi. In questo modo si attiva il ciclo di revisione del documento che permette di gestire tutti i vari stati, dalla redazione all’approvazione, dal rifiuto all’approvazione, dalla revisione all’annullamento.

Per poter coinvolgere il personale aziendale nella gestione e nella condivisione dei contenuti, tutte le modifiche fatte ai contenuti vengono tracciate dal versionamento automatico, assegnando a ciascun utente le azioni da compiere nel sistema: approvazione contenuto, sollecito approvazione, presa visione di un contenuto, preavviso di scadenza del documento.

Le funzionalità di questo modulo possono integrarsi coi processi di archiviazione attiva e archiviazione passiva.

Archiviazione documentale attiva

L’archiviazione elettronica dei contenuti provenienti da processi gestionali offre i seguenti vantaggi:

  • Recupero dei documenti, in qualsiasi momento e con qualsiasi device
  • Consultazione diretta del documento dal programma di gestione dello stesso (ad esempio: gestione ordini clienti, estratto conto, ecc.)
  • Facilità di catalogazione e organizzazione secondo le strategie aziendali
  • Gestione attraverso un unico sistema per tutti gli utenti
  • Risparmio nella produzione dei documenti tramite la possibilità di “centralizzare” tutte le operazioni di trasmissione, conferma e revisione.
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Archiviazione documentale passiva

La documentazione passiva viene gestita ed associata alle applicazioni gestionali allo stesso modo di quella attiva. Possono essere gestiti sia documenti elettronici che cartacei e l’indicizzazione e l’associazione del documento alle transazioni può avvenire con diverse modalità.

Senza barcode:

  • Registrazione del contenuto
  • Associazione dell’immagine alla registrazione
  • Associazione dell’immagine del contenuto da file o da scanner usb
  • Memorizzazione dell’immagine nell’area associata al tipo di contenuto

Con barcode automatico:

  • Registrazione del contenuto
  • Scansione di massa dei contenuti tramite scanner
  • Riconoscimento digitale dei barcode, importazione e associazione automatizzate dell’immagine alla registrazione
  • Emissione immediata, da stampanti apposite, dell’etichetta barcode da applicare al documento contenente i riferimenti della registrazione (es: protocollo IVA, data registrazione, ecc.)

Con barcode e lettore:

  • Registrazione del contenuto
  • Lettura barcode dal documento cartaceo
  • Associazione dell’immagine alla registrazione
  • Scansione di massa dei contenuti tramite scanner
  • Emissione di etichette, con numerazione progressiva, tramite normali stampanti laser o stampanti apposite

Conservazione digitale a norma

La conservazione digitale è un insieme di processi e procedure informatiche previste dalla normativa italiana, che permettono di attribuire valore legale/fiscale e conservare nel tempo i documenti informatici, consentendo, al contempo, di:

  • Dematerializzare i documenti cartacei
  • Garantire l’autenticità, integrità, affidabilità dei documenti
  • Rendere leggibili e facilmente reperibili i contenuti conservati
  • Risparmiare sui costi dello stoccaggio, della stampa e dell’archiviazione

Il modulo di conservazione digitale prevede la possibilità di eseguire la conservazione a norma di legge sia nella modalità «in house» sia nella modalità «in outsourcing».

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